Як підготуватися до онлайн-зустрічі.
Онлайн-формат спілкування та освітнього процесу став нашою реальністю. Хтось легко на нього перейшов, а комусь це дається складно з різних причин.
Перевірте, як ви підписані.
Якщо ви реєструєтеся на онлайн-платформі, де проходитиме ваша зустріч, вказуйте своє справжнє ім’я та прізвище.
Не вигадуйте нікнеймів, як-от «турботлива матуся» чи «шалена черепаха», адже може спантеличити інших учасників зустрічі. Крім того, такі підписи можуть надавати комічності вам як спікерові, тому по той бік екрана вас можуть не сприйняти серйозно.
А якщо ви вже зареєстровані, то переконайтеся, що з підписом усе так, як слід.
Переконайтеся у справності гаджетів і наявності інтернету
Важко спілкуватися онлайн, якщо є технічні несправності. Тому насамперед переконайтеся, що ваші гаджети в робочому стані, а інтернет працює без перебоїв.
Протестуйте зв’язок заздалегідь, перевірте звук, відео та можливість демонстрації екрана.
Згорніть чи закрийте зайві програми й чати, щоб не відволікатися на них під час онлайн-заходу.
Це дасть змогу мінімізувати ймовірність виходу з ладу ваших пристроїв і проблем зі зв’язком у найвідповідальніший момент, а також зосередитися на спілкуванні.
Подбайте про візуальний ряд
Щоб співрозмовники ліпше сприйняли інформацію, яку ви плануєте висвітлити, підготуйте додаткові матеріали: презентації, відео, графіки, документи. Такі інтерактиви обов’язково завоюють увагу слухачів, вони краще запам’ятовуватимуть інформацію.
Перевірте перед початком, чи все працює, чи всі файли відкриваються, щоб потім не гаяти на це час.
Додаткові матеріали можна заздалегідь розіслати учасникам для ознайомлення, якщо є така потреба.
Потренуйтеся працювати з камерою
Під час розмови важливо дивитися співрозмовнику в очі. Цей прийом діє і онлайн. Звісно, трохи умовно. Коли спілкуватиметесь онлайн, не відводьте погляду від камери, особливо, якщо ви спікер. Якщо будете дивитися в бік, складеться відчуття, що ви спілкуєтеся ще з кимось. Звідси випливає ще одне правило: камера завжди має бути ввімкнена. Вийти в ефір без увімкненої камери — неповага до співрозмовника. Таке допустимо, якщо ви вже добре знайомі чи це дуже короткий дзвінок, адже тридцять хвилин дивитися на чорний квадратик з іншого боку екрана — складно. Ще й може дратувати.
Оберіть місце і фон
Знайдіть зручне й тихе місце, де ніщо не відволікатиме вас від зустрічі. Сторонній шум чи розмови заважатимуть говорити або слухати співрозмовників. Онлайн-зустрічі в людних місцях, наприклад кафе, — ризиковані, оскільки ніколи не знаєш, хто сидітиме та як себе поводитиме за сусіднім столиком. Ваша увага розсіється, концентрація над головним питанням зникне.
Пам’ятайте про мікрофон. Вмикайте його коли хочете щось сказати або коли відбувається активний діалог. Зайвий шум під час конференції, джерелом якого є ви й ваше оточення, нікому не потрібен.
Фон вашого робочого місця важливий, адже на нього учасники зустрічі дивитимуться всю розмову. Відкорегуйте світло у приміщенні. Упевніться, що довкола вас охайно та немає предметів, які відволікатимуть інших. Не обов’язково щось вигадувати — достатньо звичайної кімнати з однотонними шпалерами, робочим столом чи домашньою бібліотекою. Головне, щоб позаду не було провокаційних плакатів, картин, скульптур тощо. Ваші захоплення, переконання й погляди надзвичайно важливі, але їх варто розмежовувати з роботою.
Підберіть одяг
До онлайн-зустрічі варто готуватися так, як готувалися б до зустрічі в закладі. Звісно, в домашніх умовах можна відмовитися від краваток і ділових костюмів чи суконь, бо таке вбрання видаватиметься неприродним. Замість них можна одягати футболки, светри чи джемпери. Уникайте яскравого та строкатого одягу. Оптимальні кольори: білий, сірий, зелений, блакитний.
Не варто забувати і про той одяг, якого не видно в камеру. Оскільки під час конференції ви можете різко встати, то опинитеся в дуже незручній ситуації, якщо забудете одягнути щось на низ. Оберіть із домашнього гардероба щось, бажано теж неяскравих кольорів.
Зважайте на тривалість онлайн-зустрічі
Онлайн-зустріч все ще залишається зустріччю, тож продемонструйте свою повагу до особистого часу колег чи інших співрозмовників. Плануйте відеодзвінок тривалістю не більше 30 чи 45 хв.
Якщо під час зустрічі ви з колегами будете розуміти, що 45 хвилин не вистачить, то одразу запропонуєте докладніше обговорити тему під час наступного ввімкнення. Це буде ефективніше й продуктивніше, ніж двогодинна розмова.
Зберігайте конфіденційність
Це стосується посилань-запрошень на онлайн-зустріч. Заздалегідь повідомте учасникам спеціальні логіни й паролі особисто чи у спільному чаті. Не публікуйте їх, наприклад, на сторінці закладу у фейсбуці, оскільки є імовірність того, що хтось сторонній під ‘єднається і завадить роботі.
Якщо захочете записати зустріч, обов’язково попередьте та запитайте дозволу всіх учасників. Власне, конфіденційність – ще одна причина, чому важливі розмови не варто проводити в кафе чи інших людних місцях. Навіть якщо ви в навушниках, важливу інформацію можуть почути від вас чи побачити з вашого екрана.
Складіть план розмови
Якщо зустріч ведете ви, продумайте план розмови, щоб не забути розповісти про щось важливе.
Враховуйте особливості свого мовлення. Не зловживайте гумором. Жарт завжди має бути доречним і своєчасним. В умовах онлайн-зустрічі він може зійти нанівець і забере дорогоцінний час. Не зловживайте словами «дякую» і «будь ласка». Людина, яка їх часто використовує, створює образ того, хто потребує допомоги. Якщо вони прозвучать один-два рази, цього вистачить, щоб підкреслити вашу вихованість і ввічливість.
Якщо учасники зустрічі – представники інших країн чи національностей, то обов’язково ознайомтеся з мовно-культурними традиціями співрозмовників, щоб врахувати їх під час зустрічі.
Владнайте особисті питання завчасно
Розв’яжіть особисті питання до початку зустрічі або ж перенесіть усе на потім. Подбайте про те, щоб під час розмови ваші рідні або ж домашні тварини не ввірвалися зненацька та не приєдналися до неї. Це непрофесійно. Продемонструйте повагу й зацікавленість.
Цей крок також допоможе вам не спізнюватися на онлайн-зустрічі, приєднуватися до відеодзвінка у визначену годину. Не змушуйте людей чекати, адже так ви забираєте їхній найдорогоцінніший ресурс – час.
